Onlangs hebben onze jaarcoördinatoren een time management training gevolgd van Flipmonday. Onze coördinatoren zijn de spil van onze organisatie en hebben te maken met een breed takenpakket en veel stakeholders. Van fondsenwerving tot het maken van programma’s en het coördineren van begeleiders.
Juist wanneer je een rol hebt waar je te maken hebt met veel verschillende personen en partijen, met verschillende belangen – die niet altijd op één lijn liggen – en taken en verantwoordelijkheden die van een heel verschillende orde zijn, kan het lastig zijn om goed te prioriteren. Met het systeem van Flipmonday richt je in je eigen Outlook omgeving en OneNote één systeem in waarin al je e-mails, afspraken, taken én projecten een duidelijke plek hebben. Zo flip je naar betere resultaten en word je blijer in je werk.
Iets wat het extra lastig maakt om goed te plannen is dat de taken en verantwoordelijkheden zowel over het hier en nu gaan (het ontvangen van de leerlingen), als over de lange termijn (hoe ziet het programma voor het volgend kwartaal er uit?). Je moet dan afwegingen maken tussen dingen die urgent zijn en die belangrijk zijn – of soms allebei. Zoals de Eisenhower methode mooi laat zien hebben we dan de neiging om de urgente dingen eerst te doen – ook als die misschien minder belangrijk zijn dan andere dingen. De valkuil is dan dat je dingen die toch echt belangrijk zijn, veel te lang voor je uit blijft schuiven.
Het systeem van Flipmonday zorgt ervoor dat je dit soort afwegingen meer weloverwogen maakt. Daarbij zorgt het systeem dat je veel minder tijd kwijt bent aan het afhandelen van e-mails, meetings en communicatie. Zo kunnen onze coördinatoren hun tijd goed verdelen over de verschillende taken en verantwoordelijkheden, zonder stress. En dat komt natuurlijk weer ten goede aan de kwaliteit van het onderwijs dat we onze leerlingen kunnen bieden.
