fbq('track', 'Lead’);
020 – 280 17 00 EN

Vacature: Personal Assistent en communicatie medewerker (0,8 fte)

20-11-2019

Ben jij een proactief, organisatie talent met positieve energie? Wil je verschil maken voor jongeren? Zie jij de grotere lijnen maar heb jij ook oog voor detail? Wellicht is deze functie dan iets voor jou! Bij Stichting IMC Weekendschool zijn wij opzoek naar een gedreven PA voor de Directeur operationele zaken. Wil jij deel uitmaken van een enthousiast team met hart voor de doelgroep en breng je communicatie slagkracht? Dan is deze functie iets voor jou.

Context

Stichting IMC Weekendschool is een school voor aanvullend onderwijs voor gemotiveerde jongeren van tien tot veertien jaar uit de armste wijken in Nederland. Doel is jongeren steunen bij het verruimen van perspectieven, het versterken van zelfvertrouwen, het ontwikkelen van hun talenten en levensvaardigheden. De eerste IMC Weekendschool is in 1998 opgericht in Amsterdam Zuidoost. Momenteel zijn er 10 IMC Weekendscholen, 34 IMC Basis scholen in het reguliere onderwijs en 10 on Tour locaties voor nieuwkomerskinderen. De begroting beloopt 4,7 miljoen euro. IMC Weekendschool wordt mogelijk gemaakt door meer dan 175 bedrijven en fondsen. Naast de leslocaties bestaat de organisatie uit een actief alumninetwerk en de centrale organisatie. Er zijn ca. 76 FTE werkzaam.

De functie (0,8 FTE)

Als PA hou je er van om veel ballen in de lucht te houden. De PA coördineert, maakt en agendeert afspraken voor de directie, geeft prioriteiten aan en past de agenda aan. Bewaakt de afhandeling van besluiten en acties. Hij/zij is het aanspreekpunt van de directie voor zowel interne als externe contacten. Beoordeelt inkomende communicatie op het belang voor de directie ten aanzien van besluitvorming of overleg en handelt deze zoveel mogelijk zelfstandig af. De PA zorgt voor een goed verloop van de interne en externe communicatie door het vastleggen en doorgeven van informatie en afspraken. Concipieert en verwerkt externe correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen. Controleert hierbij op stijl-, taal- en spelfouten. Plant en organiseert zelfstandig taken en deelprocessen die belangrijk zijn om doelstellingen te behalen.

De gewenste positionering bij de verschillende stakeholders staat bij ook bij de weekendschool centraal. Hiertoe worden communicatie activiteiten ontwikkeld en uitgevoerd om enerzijds vorm te geven aan het pr beleid en anderzijds om activiteiten in het kader van fondsenwerving te ondersteunen. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de inhoudelijk deskundigen binnen de organisatie en met externen. De PA levert een bijdrage aan het opstellen en redigeren van templates voor fondsenaanvragen, projectplannen, jaarberichten en beleidsplannen. Voert in overleg met de PR afdeling de (eind)redactie van online communicatie-uitingen. Deelt kennis via het intranet en evenementen. De PA signaleert eventuele knelpunten in werkprocessen, biedt verbetervoorstellen aan en onderneemt, na goedkeuring van de leidinggevende, de benodigde acties. Geeft inhoudelijke aanwijzingen aan medewerkers ten aanzien van ondersteuning. De ondersteuning is afhankelijk van de werkzaamheden die worden verricht en vertrouwelijk van aard.

Bij IMC Weekendschool heerst een cultuur van verantwoordelijkheid krijgen, nemen en dragen. Wederzijds respect, vertrouwen en collegialiteit zijn onze uitgangspunten. We willen dat al onze mensen prettig, veilig en goed kunnen (samen)werken. De PA speelt hierin een belangrijke rol. Hij/zij is onderdeel van de centrale weekendschool en werkt nauw samen met de directie, het MT, de PR afdeling en het office management. De standplaats voor deze functie is het hoofdkantoor in Amsterdam.

Wat bieden wij jou?

Een zelfstandige baan met veel afwisseling en vrijheid en hopelijk heel veel plezier en voldoening. Je werkt in een inspirerende en informele werkomgeving met gezellige, gedreven collega´s die hart hebben voor jongeren en onderwijs.

Wat bied jij ons?

Je wilt een steentje bijdragen aan deze maatschappij, hebt affiniteit met de doelgroep en het weekendschoolconcept. Acteert als aanspreekpunt en contactpersoon voor externe relaties. Je bent stressbestendig, blijft kalm en adequaat reageren bij een wisselende werkdruk, tegenslag en heftige emoties en stelt in dergelijke situaties anderen gerust. Je hebt in het eigen werk en in dat van anderen oog voor detail en de precieze afhandeling van zaken. Je hebt focus op kwaliteitsverbetering bij alle externe communicatie en OM processen. Je beargumenteert standpunten tactvol, op een heldere, krachtige wijze en speelt hierbij in op de standpunten van de ander. Je signaleert ontbrekende of foute informatie in aanvragen en verslagen, in het eigen werk en dat van anderen. Werkt georganiseerd en gestructureerd, zodat informatie toegankelijk is voor anderen.

Je bent een échte teamplayer en levert een bijdrage aan de gehele weekendschool.

Specifiek vragen wij

  • Hbo werk- en denkniveau (Communicatie achtergrond).
  • Kennis van de processen en activiteiten van de organisatie.
  • Kennis van en inzicht in de doelgroepen om activiteiten af te stemmen.
  • Kennis van de vakgebieden marketing en communicatie.
  • Kennis van digitale systemen en webdesign.
  • Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  • Vaardigheid in het onderhouden van contacten op verschillende niveaus.
  • Vaardigheid in het functioneel aansturen van medewerkers.

Salarisindicatie

Het startsalaris in functieschaal C is € 2.385 op basis van 40 uur. In eerste instantie ontvang je een jaarcontract.

Herken je jezelf in dit profiel? Solliciteer!

Stuur dan jouw sollicitatiebrief voorzien van CV voor 5 december naar sollicitatie@weekendschool.nl t.a.v. Marion Idema – Weijman.